Brommers met daaraan vastgebonden twee melkbussen. Een prachtig gezicht! Iedere ochtend en avond vervoerden de brommers de melk van de boeren op het platteland naar de melkfabriek Mukurwe – ini Wakulima Dairy (Mukurwe-ini). Eind juli gingen Pieteke Atsma, manager belastingadvies bij Accon avm, en Gerda Verboort, van DSM Dyneema, naar Kenia. . De adviesvraag was: hoe kan Mukurwe-ini “in control blijven” over de financiën en welke managementinformatie is nodig om de juiste beslissingen te kunnen nemen?
Melk de witte motor
Kenia is Afrika’s grootste melkproducent. Jaarlijks wordt er ca. 4,5 miljard kg melk geproduceerd. Ook ten opzichte van Nederland is dit best veel (13 miljard kg in 2015). De melkproductie per koe ligt er wel een stuk lager. Is in Kenia een melkproductie van 8 kg per dag al veel, in Nederland kijken we er niet meer van op als een koe 30 kg per dag geeft. Een ander groot verschil ten opzichte van Nederland is dat slechts 30% van de melk wordt verwerkt. De rest wordt onverwerkt verkocht of is voor zelfconsumptie. De Keniaanse overheid lijkt er serieus werk van te maken om de verkoop van rauwe melk aan banden te leggen. Dit kon wel een eens positief uitpakken voor de melkfabrieken. De grote, private zuivelbedrijven zoals marktleider Brookside Dairy hebben een voorsprong, maar wat zou het mooi zijn als coöperaties als Mukurwe-ini ook een grotere rol gaan betekenen.
Alleen ga je sneller, samen kom je verder
Mukurwe-ini is in 1990 van start gegaan als een “self-help group”. Destijds was het belangrijkste doel het verzamelen en gezamenlijk verkopen van melk aan melkfabrieken. Inmiddels heeft Mukurwe-ini zo’n 10.000 leden, waarvan ongeveer 6.000 echt actief zijn. De leden hebben gemiddeld zo’n 2 koeien.
Sinds 2012, toen Agriterra betrokken is geraakt bij Mukurwe-ini, is er veel gebeurd. In 2014 is de fabriek in productie gegaan waar de melk wordt gepasteuriseerd en in plastic zakjes wordt gedaan (200 ml en 500 ml). Eind 2015 is de nieuwe yoghurt-lijn in productie genomen en de leden kunnen gebruik maken van hun eigen Sacco (coöperatieve bank). Ook wordt er veevoer geproduceerd en gezamenlijk voor de leden ingekocht. Er is zelfs een dierenarts-afdeling die als doel heeft de melkproductie per koe te verhogen. Mocht een lid door omstandigheden in financiële problemen komen dan ontvangt ze een voorschot. Mukurwe-ini levert op deze manier echt een prachtige bijdrage aan de saamhorigheid en het creëren van welvaart in het gebied.
De melkfabriek
s’Ochtends en s’middags is het een komen en gaan van brommers met melkbussen. Er wordt ruim 30.000 kg melk per dag gebracht. Op dit moment wordt ongeveer 10% van de melk als onbewerkte (rauwe) melk verkocht. Deze melk gaat naar Brookside, lokale melkbars of wordt locaal verkocht. De rest van de melk wordt gepasteuriseerd. Een groot deel van de gepasteuriseerde melk wordt als bulk verkocht (in 50 kg melkbussen). Ruim 30% van de melk komt terecht in de speciale plastic zakjes. Op dit moment wordt van een kleine 10.000 kg melk per maand yoghurt gemaakt (1%). De melkzakjes en de yoghurt worden aan hotels, ziekenhuizen, locale winkels en supermarkten verkocht. Dit gebeurt rechtstreeks, maar ook via tussenhandelaren.
Inmiddels betaalt Mukurwe-ini 32 Ksh per kg melk. Niet alleen de melkprijs is belangrijk voor de boeren. De betalingstermijn net zoveel. Soms besluit men toch de melk te verkopen aan een particuliere opkoper omdat die direct uitbetaalt. Veel in de fabriek gebeurt nog met de hand. Zo zijn er veel mensen nodig om iedere dag de melkbussen te wassen.
Hoe “ in control blijven” over de financiën en welke management informatie?
Een reductie van het aantal business units lijkt op termijn wenselijk. Er zijn op dit moment 7 business units. Er vinden intern veel verrekeningen tussen de afdelingen plaats. Deze verrekeningen hebben mogelijk een nadelig effect op het financiële (totaal) inzicht.
De financiële gegevens worden erg goed en nauwkeurig bijgehouden. Er worden veel verschillende systemen gebruikt (kas- en andere boeken, Excel bestanden, Word-bestanden en boekhoudprgramma’s). Iedere business unit houdt zijn eigen administratie bij. De accountant verzamelt deze gegevens. Een inventarisatie: wie houdt wat en waar bij, kan helpen doelmatiger te werken. Deze inventarisatie kan ook gebruikt worden bij de selectie van het ERP – systeem.
Mukurwe-ini verkoopt verschillende producten (rauwe melk, gepasteuriseerde melk in bulk, melk in plastic zakjes en yoghurt). Welke producten brengen wat op? Hoe hoog zijn de variabele kosten van de verschillende producten? En hoeveel bedragen de vaste kosten per product? Vervolgens kan de bruto-winstmarge per product berekend worden. Door de maandelijkse cijfers op deze manier te presenteren heeft het bestuur beter inzicht in wat waarop wordt verdiend. Dit kan richting geven aan de koers de Mukurwe-ini kan gaan varen.
Koers Mukurwe-ini
Mukurwe-ini is een coöperatie met heel veel potentie. Een toename van de aanvoer van melk, door meer leden aan zich te binden, of de melkproductie per koe te verhogen ligt binnen handbereik. Op korte termijn meer waarde per kg melk toevoegen, door minder bulk te produceren behoort ook tot de mogelijkheden. Er staat een fabriek met voldoende capaciteit. Er zijn vrachtauto’s en mensen beschikbaar. Er staat een organisatie die “in control is” om dit te realiseren, maar natuurlijk zijn er verbeterpunten.
Het belangrijkste is dat het bestuur, de medewerkers en de leden zich blijven realiseren dat ze samen verder komen dan alleen. En het is juist dat gevoel wat overheerst, zowel in de fabriek bij Mukurwe-ini, maar ook bij de bedrijfsadviseurs betrokken vanuit Agriterra (Dik van de Koolwijk, Tjeerd Rijpma en Wilfred Chepkwony).
Pieteke Atsma – Manager belastingadvies bij Accon avm