Harm Folkers, Agrarisch Relatiemanager bij ABN AMRO Agriteam Oost Nederland, bracht op verzoek van Agnes Janszen en Richard van der Maden (bedrijfsadviseurs Indonesië) van Agriterra een bezoek aan Oost Java om een van de zuivelklanten te adviseren en begeleiden bij het opzetten van een strategisch plan. Hieronder zijn verslag van een intensieve week.
Locatie: Oost-Java, Pasuruan, Indonesië. Voor Agriterra mag ik deze week een adviesopdracht uitvoeren bij melkcoöperatie Suka Makmur. Doel is het opstellen van een strategisch plan. Klinkt bekend. Voor ons tenminste.
De coöperatie ter plekke wordt vanzelfsprekend aangestuurd door bestuur, raad van toezicht en management. Een invloedrijke familie drukt een belangrijke stempel op deze geledingen. Deze dagen is er een groep van 15 personen én het 3-koppigteam van Agriterra inclusief mijzelf. Bram Maurits is mee om te leren en te vertalen en Irawan Tjandra is mijn partner in het opstellen van hun plan. Wij gaan ze door het proces heen begeleiden om hun eigen doelen en bijbehorende actieplan op te stellen. De methode van OGSM (Objective-Goals-Strategies-Measures) wordt gebruikt. Helder, samenhangend en duidelijkheid over keuzes. Over dat laatste volgt meer.
De coöperatie is een melkverzamelaar die de melk vervolgens gekoeld verkoopt aan Friesian Flag Indonsia. Precies, de dochter van FrieslandCampina. De coöperatie zit in zwaar weer omdat ze veel activiteiten in de lucht houden. Denk aan diversificatie…naast krachtvoer en ruwvoer voor hun leden hebben ze ook een mini-supermarkt. Ook een machinewerkplaats en een melkveebedrijf. Sommige zaken liggen dicht bij de corebusiness. Andere minder… in onze westerse ogen.
Ook hier draait het om geld, want ook de Roepia kun je maar één keer investeren en uitgeven. Ze hebben altijd goed kunnen boeren en het bestuur houdt dan ook vast aan de dingen die ze deden. Het jongere management, niet geheel toevallig familie, is echter vooruitstrevend en Agriterra zit dan ook niet voor niets aan tafel.
Met de aftrap brengen wij als metafoor een bergbeklimming in waarbij de top het doel voor de toekomst is. De weg ernaar toe is echter minstens zo belangrijk om uit te zetten maar ook om bij te houden of je op de goede weg zit. Dit spreekt hen aan en laten wij terug komen. Met diverse sessies in vier dagen tijd komen we halverwege erachter dat het heel vlot gaat. Echter de gevolgen voor het belangrijkste onderdeel van een coöperatie, de leden, komen dan ook in beeld. In de OGSM methode kan het plan niet groter zijn dan 1 A4. En dus moeten ze kíezen…om zo focus te krijgen op verandering en het juiste gebruik van middelen als kapitaal en personeel.
Kiezen is een stap te ver. Doet pijn. De voorzitster heeft goed overzicht en onderkent de gevolgen. Evenals het management. Stap voor stap gaat het nog met goede inhoudelijke discussies; niet dat ik ze direct kan volgen maar Bram praat mij uitstekend bij en de non-verbale communicatie en de oogcontacten spreken boekdelen. Irawan, zelf zeer vooruitstrevend, voelt het geheel goed aan en kan telkens met een kwinkslag iedereen erbij houden. Kleine spelletjes versterken het proces waar ze in zitten. Ze zijn ook niet voor niets met Agriterra in zee gegaan toch?
Woensdag eind van de middag vertrekken wij voor veldbezoeken. Enkele boerenbedrijven en ook de productielocatie waar telkens over wordt gepraat. Wij willen zien waar het over gaat. Dit geeft ons meer kennis van de situatie; afstand en tijd speelt geen rol. Ik ben er nu. Het bestuur en management laten wij achter met de opdracht om op dat moment de verantwoordelijken te benoemen in het actieplan. Zodat het niet alleen bij woorden blijft maar mensen het voortouw gaan nemen. Hier komen de cultuurverschillen naar voren. Wie neemt het initiatief, wat zijn de consequenties?
Donderdag was dan ook zoals verwacht spanning. Tweestrijd tussen voorzitster en directeur, om te weten: moeder en zoon, en mensen die normaal in de hiërarchie opereren. Een proces wat tijd vergt. Niet in dagen af te dwingen. Irawan voelde dit goed aan, machtig in de taal en met zijn kunde overwicht op de groep. Hij betrok iedereen er op een positieve manier erbij. Tijd nemen, laten gaan, opnieuw via een andere invalshoek het proces beschrijven waar ze mee bezig zijn. Onderschrijven dat het betekent dat dingen worden losgelaten in de toekomst, eveneens onderschrijven dat alleen met focus het rendement voor leden en daarmee draagvlak voor de coöperatie groeit.
Opeens staat een manager op: maak mij verantwoordelijk voor de verwerking van de melk. Prachtig om te ervaren en na hem volgen anderen. Op die manier hebben ze elkaar een rol toebedeeld zodat niet van oudsher de directeur verantwoordelijk is. Een andere manager, afdeling voer, voelt goed aan dat hij bij overleggen en zoeken naar bijvoorbeeld partners niet genoeg gewicht in de schaal legt. Hierop pakt de voorzitster haar rol om hem te ondersteunen.
Een plan is mooi, uitvoering is beter. Met het vertrek van dit team is het niet af, ze beginnen immers aan hun reis. Agriterra volgt dit zodat de tijd en energie en vooral het momentum niet verloren gaan. Hier wordt gebouwd en hier worden keuzes gemaakt. Boeiend en noodzakelijk voor alle partijen. OGSM is een hulpmiddel, het werkt door op de verschillende afdelingen zodat mensen in alle geledingen van de coöperatie er aan mee gaan doen. Voor de leden. Met de leden. Het werkelijke resultaat moet nog komen en dit vergt op vele vlakken inzet en geld. Geeft frustraties van het kiezen en blijdschap van het vieren. Met dat in het vooruitzicht en een zak stroopwafels voor bij het eerste overleg over de opvolging van de afspraken bij het toekomstplan zijn wij vertrokken met de wetenschap dat Agriterra ook monitort.
Harm Folkers, agrarisch relatiemanager bij AMRO Agriteam Oost Nederland
