Financieel advies online

19-10-2020

Vanwege COVID-19 is het voor Agripoolers uit Nederland niet mogelijk om coöperaties ter plekke te bezoeken. Daarom kreeg Shree Dumarwana Milk Producer Cooperative Limited (SDMPCL) in Nepal online advies van Jef Aarts. 

Aarts werkt sinds 2006 bij FrieslandCampina in verschillende financiële functies. Vorig jaar juni ging hij voor Agriterra naar Nepal om twee coöperaties te bezoeken, waaronder SDMPCL. Samen met hen werkte hij aan het maken van een financiële planning. “Beide coöperaties leverden rauwe melk aan grote fabrieken, maar zaten in een transitie waarin ze meer melk probeerden om te zetten in toegevoegde waarde producten, zoals bijvoorbeeld kaas en yoghurt. Mijn doel was om de financiële planning en sturing meer vorm te geven.”
Aarts richtte zich in eerste instantie op de basis: hoe ziet winstgevendheid eruit, hoe weet je wat je marges zijn, etc. “Op die manier heb ik elk van de coöperaties in een kleine week advies gegeven over hoe ze met meer commercieel en operationeel onderbouwde financiële analyses een slag kunnen gaan maken.” 
Na afloop van de adviesopdracht hield hij contact met het Agriterra team in Nepal over de ontwikkelingen van beide coöperaties en vorige maand werd hij gevraagd om online advies te geven aan SDMPCL. Vanwege de COVID-19 crisis had de coöperatie te maken gehad met blokkades qua leveringen en waren er problemen met betalingen van fabrieken waaraan ze leverden. 

Jef Aarts tijdens zijn bezoek vorig jaar aan de coöperatie

Financiële planning en sturing

Via Microsoft Teams had Aarts in een maand tijd vijf keer online contact met het team van Agriterra Nepal en verschillende mensen van de coöperatie, zoals de algemeen manager en de financieel manager. Met hen werd, met vertaling, overlegd. “Men had in juli het boekjaar afgesloten en de cijfers daarvan waren dus beschikbaar. Dit geeft echter geen goed beeld van de meest actuele situatie. Zeker gezien de crisis. Dit inzicht moest  eerst samen met hen moest worden gecreëerd. Inzicht in zowel de winstgevendheid als in de in- en uitgaande kasstromen. Vervolgens hebben we een financiële planning gemaakt. Hun opdracht was om voor de komende drie maanden een plan te maken en te bekijken welke verbeteringen ze aan konden brengen. In een volgend overleg hebben we de werkelijke resultaten van de eerste maand vergeleken met het gemaakte plan en de effecten hierop voor de komende maanden besproken. Al doende werd het ‘plan-do-check-act’-principe in de praktijk gebracht. Je maakt een plan, je zet je doelstellingen, je voert uit, je bekijkt de werkelijke resultaten en je stelt bij waar nodig. Een tip die ik bijvoorbeeld gegeven heb, was het opdelen van resultaten. Dus bijvoorbeeld financiële winstgevendheid gesplitst naar soort klant of naar productgroep.”

COVID-19

Door COVID-19 waren er beperkingen en betalingsproblemen geweest, maar toen Aarts de eerste maandresultaten zag, was er toch nog een kleine winst. De impact was gelukkig dus niet te desastreus. Wel is het volgens hem erg belangrijk dat zo snel mogelijk de net opgestarte fabriek wordt gevuld met productievolume. “De coöperatie heeft het best even zwaar, maar niet zozeer door COVID. Er is extra druk door de benodigde groei. Men moet voldoende afzetmarkt hebben voor producten, die meer marge brengen. Dus het marketingaspect is erg belangrijk. Er mag nog wel wat meer commercieel denken in en wat meer financiële sturing. En ze moeten duidelijke doelen stellen, die ze bij de verschillende mensen neerleggen. Dus de potentie is er wat mij betreft zeer zeker, maar er zijn nog wel wat stappen nodig.”

De nieuwe fabriek van SDMPCL

Aarts kijkt tevreden terug op de opdracht. “Na mijn advies van vorig jaar is er een wisseling in het management geweest en dat heeft een terugslag gegeven. De mensen bij de coöperatie moeten zelf de financiële planning en sturing oppakken. Maar naar mijn mening moeten ze hierbij wel worden ondersteund. Marge analyses aan de hand van kostprijzen, is bijvoorbeeld iets waarvoor de kennis nog ontbreekt. Daarom denk ik dat dit online advies weer goed is geweest. En binnenkort krijgen ze nog hulp van een lokaal iemand die hen een paar dagen per maand advies gaat geven op financieel gebied. Deze continuïteit is zeker in deze fase erg belangrijk. Eind november heb ik zelf weer met hen afgesproken.”

“Met de juiste aanpak is een online begeleiding op financieel gebied goed te doen, als onderdeel van een meer continue begeleiding.”​

Het samenwerken met Team Agriterra Nepal ging volgens Aarts prima. “Ik had het idee dat ze goed wisten wat er bij de coöperaties speelde en we zaten op dezelfde lijn wat betreft onze aanpak.” Het plan is om nog een keer een online sessie in te plannen, waarin hij het team extra financiële expertise bijbrengt, zodat zij nog beter beslagen ten ijs komen als zij coöperaties adviseren.

Online versus fysiek aanwezig

Aarts geeft aan dat deze opdracht prima online te doen was. Zeker omdat hij al een voorgeschiedenis met de coöperatie had. Maar er gaat natuurlijk niets boven het fysiek aanwezig zijn. “Bij de calls met de coöperatie waren er af en toe verbindingsproblemen. Daarnaast heb je te maken met een andere taal en is het best lastig om op afstand in te schatten of de coöperatiemedewerkers het allemaal wel of niet begrijpen. Dat maakt dat ‘daar zijn’ beter is, omdat je dan de non verbale communicatie ook meekrijgt.”

Concrete tips van Aarts voor online advies:

• Geen calls langer dan twee uur
• Goed voorbereiden, door bijvoorbeeld structuur geven door middel van een agenda
• Begin in de sessie met het teruggrijpen op wat vorige keer is besproken
• Zorg voor voldoende interactie in de call en toets of men conclusies en aanbevelingen goed heeft begrepen
• Na de sessie een actielijst versturen