Lokaal aanwezige kennis en ervaring benutten

19-01-2021

Nicole Doornbos en Elvia van den Berg, beiden lid van Vrouwen van Nu, voerden al vaker opdrachten voor Agriterra uit op het gebied van Human Resource Management. In november 2020 deden ze dit voor het eerst samen en ook nog eens online. 

Nicole Doornbos werkt sinds anderhalf jaar als manager Human Resources (HR) bij een ouderenzorginstelling. Daarvoor werkte ze in de zakelijke dienstverlening en als zelfstandige. Elvia van den Berg werkte in Botswana en Ethiopië en in de zakelijke dienstverlening in Nederland. Momenteel werkt ze als zelfstandige op het gebied van  organisatieontwikkeling. 

Afstemming
In Uganda stond de 5-daagse workshop ‘Staff performance and alignment to strategic goals’ op het programma voor Lyamujungu Cooperative Financial Services Limited (LCFSL). Dit is een financiële coöperatie met zeven vestigingen, 52 personeelsleden en rond de 16.000 individuele leden. De coöperatie heeft al veel op papier staan, en de uitdaging was om hen te helpen de praktijk hier op af te stemmen. 

Voor Nicole en Elvia was de opdracht een uitdaging. Ze vroegen zich af: hoe kunnen we dit het beste online aanpakken? Welke methode gebruiken we en wat is onze rol? Nicole: “Er zijn wel meer online trainingen gegeven, maar dit was anders. Doordat het interactief is, bepaalt de groep wat nodig is op dat moment.”

De Agripoolers lieten een voorstudie doen om te bekijken wat de issues waren op HR-gebied en ontwikkelden vervolgens het programma, waarbij ze aan de ene kant gebruik maakten van al bestaande materialen, maar aan de andere kant ook nieuwe dingen ontwikkelden. “Normaal ben je ter plekke en kun je dingen aanpassen als iets niet werkt of past. Nu ben je daar niet aanwezig, dus we hebben heel veel tijd besteed aan de voorbereiding en het ook goed doorgenomen met onze collega’s die wel daar waren: Agriterra bedrijfsadviseur David Maraka en lokale HR consultant Collins Aijuka.”

David en Collins gaven de workshop in Uganda aan ongeveer 20 deelnemers van de coöperatie. David vult aan: “Een goede voorbereiding is inderdaad erg belangrijk. We hebben het materiaal en de training samen voorbereid en precies uitgevoerd zoals we hadden gepland. Ieder van ons had een specifieke rol. Mijn rol was de coördinatie van het geheel. De rol van de Agripoolers was om het materiaal te leveren en hun ervaringen te delen. En Collins was aanwezig om ter plekke de opdrachten uit te voeren, zoals aangegeven door de Agripoolers. Ik denk dat we een goed team waren, omdat onze persoonlijkheden, onze achtergrond en ervaringen elkaar aanvulden. Dit maakte de missie tot een succes.”

Nicole en Elvia sloten iedere dag anderhalf uur online aan bij de workshop. Volgens David waren de deelnemers de eerste dag erg opgewonden omdat ze voor het eerst iemand op een projector zagen, waarmee ze konden communiceren. Dat was een nieuwe ervaring voor hen en daar keken ze naar uit. De Agripoolers namen de rol aan van vraagbaak, coach en expert. Nicole: “Achteraf was het een goede keus om het zo te doen, want je werkt vraag-gestuurd. We konden goed inspelen op dat wat nodig was. Als je zelf presentaties geeft, waar we ook voor hadden kunnen kiezen, dan is het veel meer aanbod-gestuurd.” 

 

Verbondenheid
Iedere avond hadden de twee Agripoolers een spar moment met David en Collins om terug te kijken op de dag en naar de volgende dag te kijken. Van tevoren maakten ze zich zorgen of ze zich wel voldoende verbonden zouden voelen met de deelnemers. Maar dat pakte gelukkig goed uit. Elvia geeft aan dat ze vaak net even een ander perspectief konden brengen. “Misschien zit het wel in het feit dat mensen hun kwetsbare vragen bij je neerleggen. Ze gaven aan met welke dilemma’s ze worstelden en zagen het als een soort kans om hun vragen te kunnen stellen.” 

De adviezen van Nicole en Elvia waren vaak op het gebied van gedrag. Ze hielden de deelnemers een spiegel voor: Dit kun je allemaal willen met je organisatie, maar wat is jouw rol en wat is jouw invloed? Vragen die gesteld werden, waren bijvoorbeeld: hoe motiveren we onze mensen, hoe ga je om met mensen die niet goed functioneren en hoe kun je werken met bonussen?
Elvia: “Soms zie je dat mensen vastzitten in bepaalde gewoonten en wij konden dan net even een ander luikje openen. Doordat we met zijn tweeën waren, betekende dat ook weer verschillende ervaringen en invalshoeken. Dat is trouwens net zoals in Nederland, wij kijken vaak net even anders en kijken door bestaande systemen heen. De combinatie met David en Collins hierbij werkte geweldig omdat zij de lokale setting goed kennen.”

Na twee weken was er een terugkomdag waaruit bleek dat de deelnemers al aan de slag waren gegaan met de dingen waardoor ze geïnspireerd waren in de workshop. Vaak had dit met hun eigen gedrag en uitvoering van hun taken te maken. Zo was er voorheen bijvoorbeeld de situatie waarbij het bestuur en de personeelsleden elkaar regelmatig niet begrepen. In de terugkoppeling kwam naar voren dat een personeelslid zei: “Ik durf nu gewoon het bestuur aan te spreken en samen oplossingen te bedenken.” Er is openheid gekomen. Sommige deelnemers waren zo enthousiast over de workshop, dat ze deze ook met hun eigen team wilden gaan doen om elkaar beter te leren kennen en samen af te spreken hoe te werken aan de doelstellingen. 

Samenwerking
Nicole benadrukt dat ze de workshop echt met zijn vieren hebben gegeven. “Wij konden niet een hele dag online erbij zijn. Dat is niet te doen. Dat betekent dat je afhankelijk bent van diegenen die de workshop draaien. Daar moet je vertrouwen in hebben. Bij ons heeft dit erg goed uitgepakt. David en Collins waren prima in staat om alles zelf te doen en brachten zelf ook ervaring mee.” Dat vinden de Agripoolers ook het positieve van online advies geven. “Je zet lokaal aanwezige kennis en ervaring in. Dat is heel waardevol en passend bij de missie van Agriterra. Ook is het een toegevoegde waarde dat we met een gemixt team van vier verschillende mensen dit konden doen. Natuurlijk zijn er ook nadelen. Normaal heb je vaak een fantastisch, hele intensieve week daar en maak je toch nóg meer connectie met de mensen en ben je nóg meer betrokken. Maar het kon nu niet anders. Door COVID-19 werden we min of meer gedwongen om de mensen daar nog meer hun kracht te in te zetten. En we hebben ervaren dat dat goed ging.”

Ook David ziet voordelen. “De kosten zijn lager, omdat de Agripoolers niet naar Uganda hoeven te komen. Daarbij heb je meteen te maken met minder risico’s. Ook kost het online inloggen een Agripooler veel minder tijd. Ze kunnen zich nu focussen op die twee uur per dag, dus hun tijd wordt resultaatgerichter gebruikt. Een nadeel is echter dat je bij online advies geven afhankelijk bent van de internetverbinding en die kan in landen zoals Uganda wel eens slecht zijn.”