Scherpere opdracht
Vorig jaar hebben we adviezen gegeven over verbetering van het financiële management. Aangezien er vanuit Agriterra vraagtekens zijn of dit wel voldoende is opgepakt, is de opdracht nu scherp en duidelijk: beoordeel of voldoende voortgang is geboekt met het professionaliseren van het financiële management en is het zinvol om de samenwerking voort te zetten.
Dat het agrarische wereldje maar klein is blijkt als we onderweg in het vliegtuig in gesprek komen met Sjack Snepvangers die het afgelopen jaar het melkveebedrijf Millstream Dairy met 250 melkkoeien heeft opgestart in het noorden van Moldavië. Sjack vertelt enthousiast over de kansen maar ook de problemen waar hij tegen aan loopt. Hij geeft aan dat er voor de landbouworganisaties nog genoeg te doen is met volop kansen voor begeleiding en advies.
Na een tussenstop in Roemenië komen we aan in Chisinau, de hoofdstad van Modavië. De volgende dagen hebben we intensief contact met de directeur en zijn staf. Julian, werkzaam bij KPMG-Moldova, is onze tolk en tevens deskundig op het gebied van Oost-Europese en Russische financiële pakketten.
Presentatie
We beginnen met een korte presentatie op flip-over van de door de organisatie zelf uitgevoerde Financial Health Check, de 2 managementletters van de lokale accountant en onze eigen bevindingen van de missie in 2013. Een goede basis om vast te stellen waar we het met elkaar over moeten hebben. En tevens te gebruiken om aan het einde van de missie de verbeteringen te kunnen benoemen. (hiervoor hebben we de populaire smileys gebruikt met de kleuren groen-geel-rood)
Bezoeken
Om de dagelijkse praktijk beter te kunnen beoordelen, bezoeken we ook het regiokantoor in Orhei waar we spreken met de voorzitter en een aantal adviseurs. We zien dat er mooie en uitgebreide bedrijfsplannen opgesteld worden. Alleen zijn deze gebaseerd op normen/gemiddelden en niet op eigen historische bedrijfsresultaten. Wat zijn de mogelijkheden voor accountancy in combinatie met belasting- en juridisch advies? Zou NFFM dat op kunnen zetten?
Ook worden we rondgeleid op een melkveebedrijf en een varkens-/akkerbouwbedrijf.
Tijdens de gesprekken en bezoeken komt ook de toekomst van de organisatie aan de orde. Ze zullen minder afhankelijk moeten worden van donorgelden/giften, dus is meer eigen inkomsten uit advies een must. Dit vergt visie en daadkracht van de (juiste) bestuurders!
Financiële management
Terugkomend op het financiële management, moeten we helaas constateren dat de geboekte vooruitgang maar zeer beperkt is geweest. Bij de uitgegeven leningen is het door actief beheer gelukt om oude leningen alsnog te innen. Jammer genoeg loopt de betalingsachterstand bij de jongste leningen weer op. En nog te vaak zijn geen documenten aanwezig om te kunnen bewijzen dat de gelden ook daadwerkelijk gebruikt zijn voor de aangevraagde investeringen.
Met betrekking tot de cash procedures met de regio’s, de planning en verdeling van de budgetten en de ledenadministratie is de voortuitgang maar zeer beperkt.
Gele kaart
Bij onze presentatie van de voorlopige bevindingen, waarbij ook de president, voormalig minister van landbouw aanwezig is, moeten we helaas voor de tweede keer “geel” geven. Een best wel spannend moment maar ook mooi dat het open en met respect voor elkaar besproken kon worden.
En wat is dan de reden/oorzaak? Is de ernst niet goed ingeschat en denkt men dat de donorgelden wel blijven binnenkomen? Ligt het probleem bij de medewerkers zelf die te weinig kennis hebben van de financiële pakketten? Of ligt het, volgens hen, voor een deel aan de talloze voorwaarden voor rapportages die de verstrekkers van het geld wensen? (hoe vertaal je het op elkaar wachten, het heen en weer praten? We hebben het maar de “chicken-or-the-egg” discussie genoemd).
Adviezen
Willen en kunnen! Omdat er volgens ons en onze tolk genoeg mogelijkheden zijn om op eenvoudige wijze de financiële administratie snel te verbeteren, hebben we NFFM dringend geadviseerd om dit nu zo snel mogelijk op te pakken. Huur een lokaal expert in om de interne procedures te inventariseren, de (onbenutte) mogelijkheden van het bestaande systeem te beoordelen en laat hem vervolgens met een voorstel te komen voor verbetering en implementatie in het huidige pakket. Zorg verder dat één persoon binnen de organisatie direct verantwoordelijk is voor deze noodzakelijke en snelle verbeteringen en laat deze rechtstreeks verantwoording afleggen aan het bestuur.
Verder hebben we de directie en het bestuur geadviseerd om op korte termijn nogmaals goed na te denken over de toekomst van de organisatie en te komen met een strategisch plan voor minimaal 5 jaar. Vragen die zij zich daarbij vooraf dienen te stellen zijn o.m. wat willen jullie nu als organisatie bereiken, wat vragen je huidige en potentiële leden/klanten, wat voor kennis en kunde heb je daarvoor nodig en is het huidige personeelsbestand, incl. staf en directie, hier capabel genoeg voor om.
Rode kaart?
NFFM moet nú laten zien dat ze willen. Het zou zonde zijn dat alle tot nu toe door donoren geïnvesteerd geld en energie voor niets geweest is. Daarom een laatste kans, maar wel onder duidelijke voorwaarden!
Agriterra heeft inmiddels een duidelijke brief verzonden naar NFFM waarin aangegeven wordt dat zij tot nader order financieel niet meer worden ondersteund tenzij duidelijk wordt aangegeven hoe, door wie en wanneer de geadviseerde verbeteringen zijn doorgevoerd.
Dus twee keer geel is rood? Of toch niet en nog een (laatste) kans op een volgende “ronde”.
Laten we hopen dat NFFM het nu wel snel en goed oppakt en dat we volgend jaar kunnen spreken over de “chickens-and-the-(golden)-eggs”.
Augustus 2014. Jan Kuiper en Frank Zeinstra.
Bron: Flynth
