Dinsdag 1 juli
Vandaag brengen we een officieel bezoek aan Bacho Weliso Farmers Cooperative Union (BWFCU). We worden hartelijk ontvangen door de general manager, Dejene Hirpa. Na de ontvangst in zijn kantoor, worden we meegenomen naar de vergaderzaal, waar hij een presentatie over BWFCU heeft voorbereid. Bij deze presentatie zijn ook drie leden van de raad van bestuur en de financiële afdeling aanwezig, alsmede de manager van de zakkenfabriek en de manager ‘belangenbehartiging’. Dejene spreekt vloeiend Engels en de presentatie gaat dan ook in het Engels.
BWFCU is een Union waarbij op dit moment 64 coöperaties zijn aangesloten. Deze coöperaties vertegenwoordigen 58.712 boeren. BWFCU heeft 322 personeelsleden in dienst en heeft een eigen fabriek voor de productie van plastic zakken en matten en kunstmest. De belangrijkste taak van BWFCU is ervoor zorgen dat de onderliggende coöperaties voorzien worden van zaad, kunstmest, etc. en verder proberen ze een goede prijs voor de producten te verkrijgen. Door de boeren van de aangesloten coöperaties worden voornamelijk teffmeel en kikkererwten geproduceerd. De afgelopen jaren heeft BWFCU flink aan de weg getimmerd en zijn ze hard gegroeid. Dit mede dankzij de ondersteuning van US AID, SNV en Agriterra. En zowel tijdens de presentatie als gedurende de rondleiding vertelt Dejene volop over zijn Union en de plannen die hij heeft. Hij is erg trots op hetgeen ze tot nu toe bereikt hebben. Als afsluiting worden we uitgenodigd voor een officiële koffieceremonie.
Na de lunch stond er een discussie gepland met de financiële afdeling van BWFCU. Op dat moment waren er 4 medewerkers aanwezig, waaronder het hoofd van de afdeling. Allen hadden een universitaire studie voor accountant afgerond. Ze waren erg blij met de komst van Peach Tree-software. De software maakt hun werk beter en efficiënter. Vol trots laat iedere medewerker zijn aandeel in het financiële proces zien. We zijn redelijk verbaasd. Vooraf werden we door iedereen gewaarschuwd dat we niet te hoge verwachtingen moesten hebben, maar stap 1 van het strategische plan (de implementatie van Peach Tree), lijkt meer dan geslaagd. Er wordt prima gewerkt met het systeem, de medewerkers weten waar ze over praten en willen graag nog meer leren. Het verbaast ons overigens ook dat bijna iedereen die we ontmoeten, Engels spreekt of het in ieder geval verstaat. En daar waar nodig verduidelijkt Haylat hetgeen we bespreken. Op de vraag welke dingen ze van ons willen weten en/of leren, krijgen we direct een lijstje met punten. Daar kunnen we wat mee. Maar net op het moment dat we nog wat verder het systeem in willen duiken, valt de stroom uit en tegelijkertijd valt de regen met bakken uit de hemel. Op de ijzeren golfplaten klinkt dit zo hard, dat we elkaar niet meer kunnen verstaan. We besluiten om het maar voor gezien te houden vandaag.
Terug in onze lodge spreken we met Haylat de dag door en maken we plannen voor morgen. Welke zaken gaan we bespreken, welke mensen hebben we daarvoor nodig en wat is de beste manier om het aan te pakken. Tevens maken we van de gelegenheid gebruik om Haylat wat meer te laten vertellen over het systeem van het verkrijgen van kunstmest en zaden, de financiering van deze producten bij de bank, garantstelling hiervoor door de overheid en het voorfinancieren (indien nodig) via de coöperaties aan de boeren. Een erg complex systeem en het is ons nog niet 100% duidelijk. Het lijkt echter te werken.
Woensdag 2 juli
Voor vanochtend hebben we een interactieve sessie met de financiële afdeling gepland. We besluiten om niet in hun eigen kantoor te blijven zitten, maar het podium van de vergaderzaal te gebruiken. Daar staat een grote tafel en er is voldoende muur beschikbaar om met flipoverpapier een soort van cursus te geven. Op basis van wat de mensen ons gisteren hebben laten zien en gevraagd hebben, hebben we met Haylat besproken twee onderwerpen te selecteren:
1. Het splitsen van de winst‑en‑verliesrekening naar diverse ‘projecten’.
2. Het budgetteren van de projecten voor het komende jaar.
Bij de implementatie van de Peach Tree-software is goed nagedacht over de inrichting van de administratie. Ze gebruiken ontzettend veel verschillende grootboekrekeningen voor de diverse in- en verkopen. Samen met de medewerkers verdelen we BWFCU in 7 ‘projecten’. Daarnaast maken we een kolom waarin gezamenlijke kosten genoteerd worden. Op basis van een print van alle grootboekrekeningen hebben we de medewerkers gevraagd deze te verdelen naar projecten. Ze beginnen direct volop met elkaar te discussiëren. Nadat ze één pagina met grootboekrekeningen toegewezen hadden, hadden wij de indruk dat ze begrepen wat de bedoeling was. We noteren op onze actielijst dat ze samen met Target Consultants de hele lijst doornemen en in Peach Tree de winst‑en‑verliesrekening zodanig gaan aanpassen, dat er per project een winst‑en‑verliesrekening beschikbaar komt. Vervolgens hebben we besproken hoe er omgegaan kan worden met de kosten en/of opbrengsten die niet toe te wijzen zijn aan een bepaald project. We hebben ze gevraagd drie soorten kosten te selecteren, waarvoor we samen een oplossing proberen te bedenken. Dit om ze een idee te geven van wat we bedoelen. Ook geven we ze als tip mee dat het niet de bedoeling is dat dit 100% klopt. Zeker niet als het een relatief klein bedrag is. Het is echter wel belangrijk om in het begin periodiek te controleren of de verdeling nog klopt. Zeker omdat BWFCU zich nog in een groeifase bevindt.
De medewerkers van de financiële afdeling kunnen onze presentatie in het Engels redelijk goed volgen. Af en toe vult Haylat in het Amhaars aan. Het is voor hen wat lastiger om ook hun vragen in goed Engels te stellen, maar daar hebben we Haylat voor bij ons. Al met al verloopt de communicatie prima.
Na de koffiebreak en een grap van Gert Jan over de papieren hoed, de boot en het T‑shirt (ze liggen echt krom van het lachen) is het tijd voor onderdeel 2, het budgetteren. Het is ons niet helemaal duidelijk of en hoe er nu gebudgetteerd wordt. Op het organisatieschema staat aangegeven dat er een aparte afdeling is voor planning en monitoring. Dan lijkt het erop dat de financiële afdeling niet betrokken is bij het maken van een budget, dat lijkt ons vreemd. Na het een en ander gevraagd en besproken te hebben, blijkt de afdeling planning en monitoring (nog) niet te bestaan en wordt er ook nog niet gebudgetteerd. Je kunt echter merken aan de medewerkers van de afdeling dat ze hier graag mee aan de slag gaan. We stellen een stappenplan voor het maken van een begroting voor, waarbij de financiële afdeling op basis van de winst-en-verliesrekening per project de begroting voorbereidt, deze vervolgens bediscussieert met de managers, aanpast en definitief stelt. We stellen voor om de begroting in Excel voor te bereiden en vervolgens in Peach Tree in te voeren. De medewerkers van Target Consultants hebben ons verteld dat dit mogelijk is en dat vervolgens een verschilanalyse uit het programma te halen is. We discussiëren vervolgens over hoe je bepaalde posten begroot, voor welke posten je een seizoenspatroon gebruikt en voor welke niet, hoe je de belangrijkste verschillen eruit kunt filteren, etc. etc. En als het hoofd van de afdeling vervolgens vraagt hoe hij moet omgaan met debiteuren, crediteuren en voorraad in de begroting, weten we dat ze begrepen hebben wat we hebben verteld. Het is ontzettend fijn werken met deze mensen. Je kunt merken dat ze goed opgeleid zijn, dat ze Peach Tree goed geïmplementeerd hebben en dat ze er klaar voor zijn om de volgende stap te maken.
Inmiddels hebben we 10 pagina’s van de flipover volgeschreven en is het tijd voor de lunch. We evalueren de ochtend, vatten de belangrijkste actiepunten samen en besluiten ze vanmiddag met rust te laten. Terwijl ze vanmiddag hun reguliere werk hervatten, kunnen ze samen overleggen en eventuele vragen voorbereiden, die we de volgende ochtend kunnen beantwoorden. Muleta, manager en contactpersoon van alle aangesloten coöperaties, nodigt ons uit voor de lunch en neemt ons daarna mee naar één van de coöperaties (Awash Bune Farmers Cooperative Society in Awash Area). We bezoeken hun opslagruimte voor kunstmest, teffmeel en kikkererwten en spreken met de manager.
Dankzij BWFCU is dit één van de 10 coöperaties die een eigen manager heeft. Samen met de accountant van de coöperatie, leiden zij alles in goede banen. We zien echter ook dat hier nog geen Peach Tree-software geïmplementeerd is. Er ligt een flinke stapel echt grote boeken op de kast. Na het bezoek aan de coöperatie gaan we terug naar de lodge en hebben we tijd om de presentatie van morgen voor te bereiden en alvast een start te maken met de verslaglegging. Maar omdat we ook iets van het mooie Ethiopië aan onze collega’s en familie willen laten zien, stoppen we onderweg om wat foto’s te maken van hetgeen we elke dag zien.
